Behandling av personopplysninger – Nansenskolen

Når du er i kontakt med oss, enten ved at du bruker nettsiden vår, ved at du har søkt studieplass eller plass på sommerkurs hos oss, når du er jobbsøker hos oss, eller på annen måte, behandler Nansenskolen personopplysninger om deg. Personvernet ditt er viktig for oss, og denne personvernerklæringen beskriver all relevant informasjon om hvilke personopplysninger som samles inn, hvorfor vi gjør det og hvilke rettigheter du har ved vår behandling av personopplysningene.

For enkelte personopplysninger vi i noen tilfeller behandler, kreves det særskilt samtykke fra deg, og dette vil i så fall fremgå klart gjennom vår konkrete kommunikasjon med deg.

Behandlingsansvarlig for personopplysningene vi behandler er Nansenskolen v/ Rektor.
Kontaktinformasjonen vår er:

Adresse: Bjørnstjerne Bjørnsonsgate 2
E-post: administrasjon@nansenskolen.no
Telefon: 61 26 54 00
Org.nr. 971 534 702

Innsamling av informasjon

Vi samler inn og bruker dine personopplysninger til ulike formål avhengig av hvem du er og hvordan vi kommer i kontakt med deg. Vi samler inn følgende personopplysninger til formålene angitt her:

Som søker eller elev med studieplass eller kursdeltaker ved Nansenskolen. For å kunne håndtere søkerprosessen på riktig måte, er vi avhengige av en del informasjon om deg. Dette samles inn ved at du selv registrerer informasjonen i våre systemer gjennom våre egne nettsider eller gjennom søknadsskjemaet på https://www.folkehogskole.no/skole/nansenskolen. Følgende informasjon registreres for alle søkere:

  • Navn
  • Adresse
  • Telefonnummer
  • E-post
  • Fødselsnummer (søkere/elever) / Fødselsdato (kurs)
  • Kjønn
  • Statsborgerskap
  • Opplysninger om fravær (elever med studieplass)
  • Særskilte helseopplysninger (kun ved behov)

Behandlingen gjennomføres for at vi skal overholde våre forpliktelser ihht. regelverk, og for at vi skal kunne gi undervisningstilbudet etter avtale med deg. Behandlingen skjer på bakgrunn av GDPR artikkel 6(1) bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse) eller GDPR 6(1) bokstav b (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i).

Ved fakturering. Det behandles i denne forbindelse kontaktinformasjon og betalingsinformasjon. Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6 (1) bokstav b (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i)

Som leverandør. Som representant for våre leverandører kan det i enkelte tilfeller være nødvendig for oss å behandle personopplysninger slik som kontaktinformasjon. Behandlingen skjer på bakgrunn av GDPR artikkel 6(1) bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse).

Som jobbsøker hos oss når vi har ledige stillinger. Dersom vi rekrutterer nye ansatte til skolen, og vi utlyser stilling, er det nødvendig for oss å behandle personopplysninger om alle som velger å søke på den utlyste stillingen. Dette gjelder informasjon slik som kontaktinformasjon, dokumentasjon av identitet, CV, søknad, eventuelle attester, eventuelle personlighets- og evnetester, vitnemål og uttalelser fra referanser. Behandlingen skjer på bakgrunn av GDPR artikkel 6(1) bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse)

Utsendelse av markedsføring og annen relevant informasjon. Til elever eller kursdeltakere som nylig har hatt plass ved skolen sender vi ut informasjon om ulike aktiviteter ved skolen, herunder nye kurs, åpne møter, arrangementer osv. I denne sammenheng behandles navn og e-postadresse. Grunnlaget for behandlingen avhenger av om du har vært elev/kursdeltaker ved skolen tidligere eller ikke. Dersom du har vært elev og/eller kursdeltaker tidligere, skjer behandlingen på bakgrunn av GDPR artikkel 6(1) (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse).

Dersom du ikke tidligere har vært elev/kursdeltaker hos oss, skjer behandlingen eventuelt på grunnlag av samtykke fra den som mottar markedsføringen etter markedsføringsloven § 15 første ledd.

Opplysninger som samles inn via våre hjemmesider. Vi behandler personopplysninger som oppgis gjennom bruk av våre nettsider kun i forbindelse med oppfølging av brukerne. Opplysningen benyttes ikke til noe annet formål uten særskilt samtykke, eller at det etableres et avtaleforhold og at opplysningene behandles med grunnlag i GDPR artikkel 6(1) bokstav b (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale)

Utlevering av personopplysninger til andre

Nansenskolen bruker ulike databehandlere til å behandle personopplysninger på våre vegne. I slike tilfeller har vi inngått databehandleravtaler for å ivareta informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen og for å regulere hvilken informasjon databehandler har tilgang til og hvordan informasjonen skal behandles. Vi benytter oss av følgende databehandlere per i dag:

  • WisWeb (folkehøgskolenes database)
  • Kantall AS (regnskap)
  • Dialecta AS (domene, e-post)
  • Heydays AS (hjemmeside, søknad/påmelding)

All behandling av personopplysninger som Nansenskolen foretar skjer innenfor EU/EØS-området. Vi vil aldri dele, selge eller overføre eller på annen måte utlevere personopplysninger til andre, med mindre vi er rettslig forpliktet til det, eller vi har inngått gyldig databehandleravtale som nevnt ovenfor.

Informasjonssikkerhet

Vi sikrer dine personopplysninger ved både fysisk og virtuell adgangs- og tilgangskontroll, samt ved kryptering av sensitive deler av avgitte opplysninger.

Lagringstid

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for.

Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi eventuelt behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes, hvis du trekker ditt samtykke. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en avtale med deg slettes når avtalen er oppfylt og alle plikter som følger av avtaleforholdet er oppfylt, og det heller ikke etter en konkret interesseavveining lenger er noen grunn til at vi skal oppbevare opplysningene.

Personopplysninger som vi samler inn og som er nødvendig for formål knyttet til en berettiget interesse, vil bli slettet når det ikke lenger foreligger noen berettiget interesse (interesseavveining).

Personopplysninger som vi behandler for å oppfylle en rettslig forpliktelse fra myndighetene slettes når lovgrunnlaget bestemmer det. Dette gjelder for eksempel bokførings- og regnskapsregler.

I tabellen under er en oversikt over hvor lenge vi behandler personopplysninger for ulike formål:

Type informasjon Lagringstid
Informasjon som legges inn ved søknader Opptil 6 måneder etter avsluttet søknadsprosess, dersom man ikke får tilbud om plass.
Informasjon om elever og kursdeltakere ved skolen Opptil 10 år etter avslutning av oppholdet. Informasjon som benyttes til markedsføring av nye kurs etc. vil kun bli benyttet til dette formålet i en periode på inntil 3 år etter avsluttet opphold.
Faktureringsinformasjon Opptil 5 år etter utløpet av det regnskapsår fakturering ble foretatt
Informasjon om kontaktperson hos leverandør Så lenge avtaleforholdet består
Informasjon om jobbsøkere Opptil 3 år (dersom informasjonen ikke brukes i andre sammenhenger som tillater lenger lagring). Ved samtykke, kan informasjonen lagres lenger.
Sikkerhetslogger Opptil 1 år
Sikkerhetskopier (backup) Opptil 3 år

Innsyn, endring og sletting av dine personopplysninger

Du har, som registrert i våre systemer, rett til å kreve innsyn, retting og sletting av personopplysningene som vi behandler om deg. Kravet skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager etter at det er fremstilt. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling og på visse vilkår rette innsigelse mot behandlingen.

Ønsker du innsyn i informasjon Nansenskolen har på deg, ønsker du å ta i bruk dine rettigheter som beskrevet ovenfor, eller har du spørsmål eller innspill til vår behandling av personopplysninger, kan du kontakte oss ved å bruke våre kontaktdetaljer som angitt ovenfor i dette dokumentet. Vi vil i så fall be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette gjør vi for å være sikre på at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg – og ikke noen som gir seg ut for å være deg.

Klager

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no

Endringer

Hvis det skulle skje endring av våre tjenester eller endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen du er gitt her. Hvis vi har dine kontaktopplysninger, og endringene som er gjort ikke er ubetydelige, vil vi gjøre deg oppmerksom på disse forandringene. I tillegg vil oppdatert informasjon alltid finnes lett tilgjengelig på vår nettside.

Søk her